Dzisiaj większość usług, jakie tylko można świadczyć przez Internet, świadczy się właśnie w taki sposób. Może zadziwiać to, jak wiele firm funkcjonuje właśnie w ten sposób i wcale nie ma swojej stałej siedziby, ani nie zatrudnia dużego personelu. Podstawową zaletą takiego działania jest z pewnością ograniczanie kosztów funkcjonowania firmy. Nie ma bowiem konieczności wynajmowania i dzierżawienia pomieszczeń, co powoduje największe koszty w skali miesiąca i roku.
Dziwić może to, że masowo powstają obecnie w Polsce biura rachunkowe online. Działają one właśnie w taki sposób, czyli całkowicie przez Internet. Nie ma możliwości pojawienia się w takim biurze, ponieważ nie ma ono swojej siedziby przystosowanej do przyjmowania klientów i działa całkowicie w formie elektronicznej. Najczęściej zarejestrowane takie biuro rachunkowe jest w mieszkaniu prywatnym. Skoro dokumentacja przesyłana jest w formie elektronicznej lub skanów, nie ma już potrzeby drukowania jej i przechowywania w przepastnych segregatorach. Odchodzi się obecnie od takiego archiwizowania dokumentacji. Dzisiaj większość z niej przechowuje się na dyskach twardych, lub w chmurach internetowych. Dzięki temu papiery nie zajmują już zbędnego miejsca, a przynosi to także spore oszczędności. Chodzi także o aspekty proekologiczne, na które wiele osób i firm kładzie obecnie nacisk.
Niektórzy preferują samodzielne prowadzenie własnej rachunkowości, jednakże należy zauważyć, że zajmuje to sporo czasu, a jest to również niezwykle odpowiedzialne zadanie. Trzeba bowiem zdawać sobie sprawę z tego, że księgi rachunkowe oraz sprawozdania finansowe są poddawane kontrolom organu podatkowego, który w przypadku nieprawidłowości finansowych i w prowadzeniu ksiąg może na firmę nakładać kary finansowe w postaci dość wysokiej grzywny, może także skończyć się na postępowaniu z kodeksu karnego.
Nie każdy zdaje sobie również sprawę z tego, że dobrze prowadzone rachunkowość bardzo wiele może powiedzieć o aktualnej sytuacji finansowej firmy i o tym, jak znajduje się ona na rynku i czy przynosi ona jakiekolwiek korzyści. Większość potencjalnych inwestorów, kiedy myśli o tym, aby przekazać firmie jakieś środki finansowe i włączyć swój udział, prosi właśnie o przedstawienie analizy finansowej i sprawozdania z prowadzenia ksiąg rachunkowych. Dlatego też nie ma za bardzo sensu prowadzenie samodzielnej księgowości, jeżeli się na tym po prostu nie znamy.
Zaletą korzystania z usług biura księgowego online jest również duża oszczędność czasu. Nie ma bowiem potrzeby jeżdżenia po biurach i rozwożenia dokumentacji. Może to po prostu generować bałagan w papierach i wprowadzać zamieszanie. Zamiast tego, wystarczy raz na jakiś czas przesłać na wskazany przez firmę adres e-mail elektroniczną wersję dokumentacji dotyczącej naszych ksiąg rachunkowych. Można również starać się robić to na bieżąco i wysyłać poszczególne dokumenty każdego dnia. Wprowadza to swego rodzaju dyscyplinę. Prowadzi też do regularności. Dzięki temu mamy pewność, że nie pominiemy żadnych rachunków i faktur w swoich rozliczeniach.
